La méthode Metaplan^®

De quoi s’agit-il ?

La méthode d’animation Metaplan vous permet d’animer, de façon à la fois structurée et très participative, des sessions de travail de 6 à 30 personnes ou plus, sur une grande variété de sujets : élaboration d’une vision, d’une stratégie, d’un plan d’actions, développement d’un partenariat, animation d’un réseau, échanges sur les pratiques, exploration d’un segment de marché, concertation avec des parties prenantes…

C’est un outil particulièrement efficace pour aborder des sujets complexes ou que l’on veut traiter de façon collective, en impliquant l’ensemble des acteurs concernés, et en obtenant leur engagement d’agir ensemble.

Comment ça marche ?

En réunion, la méthode d’animation Metaplan repose sur 3 principes :

• Visualiser les idées du groupe : nous prenons en note, en temps réel, les contributions des participants qui s’affichent au fur et à mesure des étapes de la discussion sur des grandes feuilles de papier kraft au format des tableaux que nous utilisons
• Stimuler les échanges entre les participants : nous varions les questions et les techniques d’interaction, pour guider les échanges et inciter les participants à contribuer activement, à se révéler davantage
• Elaborer une stratégie d’animation que nous appelons dramaturgie : il nous permet de guider la réflexion du groupe, de façon précise et minutée jusqu’à l’atteinte des objectifs visés ; nous l’élaborons en phase de préparation, à partir des entretiens exploratoires que nous réalisons systématiquement avec une partie des futurs participants.

Quel que soit le sujet de la réunion, ou son degré de complexité, nous invitons systématiquement nos participants à appliquer les 3 règles de discussion Metaplan® :

• « 30 secondes de temps de parole » : l’idée est que chacun apporte une idée ou un argument plutôt que 3 ou 4 à la fois
• « discussion par écrit » : chaque contribution est mise par écrit et affichée ; on amène ainsi à préciser les idées et éviter les généralités, les idées toutes faites ou les mots valise
• « bienvenue aux désaccords : dites éclair » : on incite tous les participants à signaler des nuances (précisions ?) et des désaccords

Pour conduire une animation Metaplan, nous vous recommandons d’intervenir à deux. Cela permet une répartition des rôles entre l’animateur qui conduit la réflexion du groupe et le co-animateur qui note en temps réel sur des cartes
les contributions exprimées par les participants. Intervenir à deux vous permet de garantir au groupe la meilleure animation sans ralentir la réflexion des participants par la prise de notes manuscrites.

Quels bénéfices ?

La méthode d’animation Metaplan® apporte 3 bénéfices principaux

• Susciter écoute et ouverture aux logiques des autres: nous valorisons les différences d’opinion et de pratiques ce qui crée un climat d’échange propice à ce que chacun puisse s’ouvrir à d’autres manières de faire ou à des apports d’information nouveaux
• faire converger les acteurs sur une vision partagée : chacun peut exprimer son point de vue sans perdre la face. On favorise l’appropriation. La conviction entre pairs est stimulée.
• Stimuler le passage à l’action, l’engagement et la coopération : le groupe est focalisé sur des livrables, chacun s’implique dans la mise en œuvre et s’engage vis-à-vis des autres

Quelles limites ?

La méthode d’animation Metaplan® garantit une qualité d’animation très appréciée des participants et l’atteinte des livrables attendus. En contrepartie, il faut prévoir de :

• Se former à la méthode d’animation Metaplan et pratiquer pour développer les automatismes
• consacrer du temps à la préparation : pour rencontrer les acteurs et rentrer dans le détail des contenus à traiter.
• intervenir à deux: un animateur responsable de conduire le groupe, un co-animateur en charge de noter les contributions des participants sur des cartes en temps réel
• utiliser un matériel spécifique: tableaux et petit matériel de visualisation qui assurent une lisibilité des contenus durant toute la discussion et favorisent la concentration des participants
• disposer d’un espace de travail dégagé et vaste: pas de table, 5 à 6 m2 par personne
• Etre vigilant sur l’organisation pratique : éclairage, sonorisation, gestion des flux, gestion du temps, restauration…

De la méthode...
à l'approche conseil

Pionnier des approches collaboratives, Metaplan® a développé son expertise dans le domaine du conseil en organisation et en stratégie pour accompagner des équipes confrontées au changement.

Notre approche vise notamment à rythmer la conduite des projets avec des moments clés de débat.

Pour ce faire, nous nous inspirons d’une lecture socio-organisationnelle des entreprises et des équipes. Notre travail repose sur :

• Le diagnostic organisationnel sous forme d’une analyse détaillée des sujets et des acteurs en présence; où en est-on ? où se situent les tensions, les points d’achoppement potentiels ?…
• La stratégie d’animation que nous élaborons à partir du diagnostic réalisé
• La méthode d’animation que nous utilisons pour accompagner la réflexion des acteurs en séance

Pour plus d’informations, connectez-vous à notre site Metaplan structure and strategy consulting.

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