Comment « vendre » les règles de discussion Metaplan® à vos participants ?

« Ils n’accepteront jamais vos règles de discussion ! …» nous a dit notre client pour cette réunion d’experts scientifiques internationaux. Dans les faits, elles ont été bien accueillies, les experts se prenant même au jeu de l’éclair pour signaler leurs divergences de point de vue.

3 règles de discussion pour stimuler et structurer des échanges contradictoires et constructifs

Quel que soit le profil de vos participants – équipes terrains, commerciaux, experts scientifiques, élus, membres de Comités de direction ou de Conseils d’administration… - les règles de discussion sont là pour proposer une certaine discipline, afin que la réflexion du groupe soit efficace et productive dans le temps imparti :

• rester concis et laisser aux autres participants le temps de s’exprimer,
• s’astreindre à plus de précision dans l’expression de ses idées
• signaler de façon explicite que l’on n’est pas d’accord avec une idée, et donner ses raisons.

Ces « règles du jeu », présentées en introduction, vont donner au modérateur des droits pour intervenir et structurer les débats : distribuer les prises de parole, formuler avec précision ce qu’il faut noter par écrit et afficher, favoriser l’expression des désaccords et les ramener à leur contenu concret, c’est-à-dire à la formulation précise du contre-argument. Elles donnent le signal d’un climat de travail ouvert et collaboratif, où l’objectif est de construire une réflexion collective.

Présentez les règles de discussion dès le début de la réunion !

Il faut donc les présenter, toutes les trois, dès le début de la réunion après le tour de table et le partage des objectifs, juste avant la première étape de discussion. Et obtenir de vos participants un « crédit » suffisant pour commencer à les mettre en pratique, afin que chacun puisse en constater les bénéfices.

« Les règles de discussion Metaplan sont une clé majeure de réussite de l’animation. Il est donc essentiel de les présenter, voire de les répéter. Dans le cas d’un groupe de travail se réunissant plusieurs fois de suite pour travailler en Metaplan, il importe de les présenter au début de chaque atelier. »

Catherine Lemaire-Diongue, Urbaniste (Gouvernance des SI) au département Systèmes d’information et de télécommunications de la RATP

Pour bien les présenter, prévoyez cette étape dans votre déroulement et entraînez-vous : soyez pédagogique avec humour !

Les trois règles en détail

1^ère règle : 30 secondes de temps de parole autrement dit apporter au débat une idée à la fois

L’idée : permettre à chacun de rebondir sur l’idée qui vient d’être exprimée et limiter le risque qu’un participant monopolise la parole.

Comment le dire : expliquez aux participants qu’ils sont là pour intervenir aussi souvent qu’ils le souhaitent, mais que vous leur demandez, chaque fois qu’ils prennent la parole, d’apporter une idée à la fois ; de cette façon, il vous sera possible de structurer précisément le fil de la discussion et chacun aura possibilité de réagir sur l’idée exprimée. Soulignez que 30 secondes permettent déjà d’en dire beaucoup quand on s’en tient à une seule idée.

2^ème règle : discussion visualisée ou discussion par écrit

L’idée : créer en temps réel un panorama des idées évoquées par le groupe, un compte-rendu collectif de la discussion que chacun peut amender à tout moment. On dégage ce qui mérite d’être approfondi et on repère les points qui font débat.

Comment le dire : Expliquez aux participants que chaque idée exprimée sera notée sur une carte et affichée sur les tableaux sous les yeux des participants, à raison d’une idée par carte documentée en 7 à 8 mots. Recommandez d’éviter les mots valises et de formuler une demi-phrase, afin de conserver les nuances. Demandez aux participants de garder cette règle en tête lorsqu’ils auront, au cours de la réunion, à écrire eux-mêmes leurs idées sur des cartes.

 3^ème règle : indiquez vos divergences de point de vue, dites « éclair »

L’idée : encourager et valoriser l’expression des critiques, des doutes et des désaccords pour faire place aux divers points de vue représentés.

Comment le dire : expliquez que dès qu’une idée est exprimée par l’un des participants, notée sur une carte et affichée au tableau, elle appartient au groupe et chacun peut y réagir comme il l’entend. Il suffit de dire « éclair » ou « flash » ou « pas d’accord » : l’animateur note alors un éclair sur la carte correspondante et le participant dispose de 30 secondes pour produire son commentaire, noté sur carte ovale, que ce soit un contre-argument, une question, une remarque, ou une simple nuance.

La discussion se poursuit par éclairs successifs tant qu’il y a des arguments à faire valoir de part et d’autre. Soulignez que cette règle conduit à investir du temps sur les aspects du sujet sur lesquels les participants ne seront pas d’accord entre eux à 100%. Avant même que la discussion ne commence, vous posez en principe que tous les points de vue seront pris en compte.